Hóa đơn điện tử: Tiết kiệm chi phí, an toàn thông tin

Áp dụng song song 2 loại hóa đơn đến hết tháng 10/2020

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về HĐĐT khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vừa được Chính phủ ban hành, kể từ 1/11/2018, các doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại chính thức áp dụng HĐĐT.

Ngoài ra, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đang hoạt động có đủ 3 điều kiện dưới đây cũng nằm trong diện buộc phải dùng HĐĐT gồm: Có giao dịch với cơ quan Thuế bằng phương tiện điện tử (nộp báo cáo thuế hàng tháng, quý); có hệ thống phần mềm kế toán; có phần mềm HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan Thuế, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nghị định 119 cũng quy định, những hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng cũng sẽ phải dùng HĐĐT…

Với những lo ngại về việc HĐĐT sẽ gây khó cho những hộ kinh doanh, bà Tạ Thị Phương Lan, Phó Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Thu nhập cá nhân, Tổng cục Thuế cho rằng không nên quá lo lắng bởi việc áp dụng HĐĐT tại Nghị định 119 không có nghĩa là ngành Thuế nhắm vào những hộ kinh doanh nhỏ, có doanh thu chỉ đủ nuôi sống gia đình mà chỉ tập trung vào những hộ kinh doanh lớn. Đây là những hộ sẽ phải sử dụng HĐĐT, sổ sách kế toán, nộp thuế theo kê khai. Điều này nhằm thúc đẩy các hộ kinh doanh lên doanh nghiệp và tránh tình trạng doanh nghiệp núp bóng hộ kinh doanh.

Đại diện Tổng cục Thuế cũng thông tin, Nghị định 119 có hiệu lực từ ngày 1/11/2018. Tuy nhiên, để tạo thuận lợi cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Nghị định 119 quy định thời hạn 24 tháng (từ ngày 1/11/2018 đến ngày 1/11/2020) để các doanh nghiệp chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất và con người để áp dụng HĐĐT. “Trong thời gian từ 1/11/2018 đến 31/10/2020, các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành”, bà Lan khẳng định.

Trong thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan Thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng HĐĐT có mã, nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo các hình thức đặt in, tự in, thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan Thuế cùng với việc nộp tờ khai thuế Giá trị gia tăng. Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng phiếu thu tiền và chuyển đổi dần sang áp dụng HĐĐT (hoặc phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Tiết kiệm tiền tỷ

Chia sẻ về những lợi ích mà HĐĐT mang lại, ông Lưu Đức Huy, Vụ trưởng Vụ Chính sách, Tổng cục Thuế cho biết việc sửa đổi chính sách thông qua quy định bắt buộc sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

"Đầu tiên là giúp giảm chi phí. Nếu sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải chi phí giấy in, mực in, chi phí chuyển hóa đơn cho khách hàng đối với trường hợp khách hàng ở xa, người bán phải chuyển phát nhanh hoặc gửi bưu điện hóa đơn trả khách hàng; đặc biệt giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Thứ hai, do HĐĐT có thể lưu giữ trong kho dữ liệu điện tử nên doanh nghiệp không mất không gian lưu trữ như hóa đơn giấy; giảm thời gian tìm kiếm hóa đơn, tăng cường khả năng bảo mật hóa đơn; giúp việc lưu trữ, quản lý hóa đơn vĩnh viễn; không có rủi ro mất, nhàu nát như khi lưu trữ hóa đơn giấy. Đồng thời, phương thức này nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn do việc tập hợp các thông tin qua phương tiện điện tử một cách nhanh chóng và kịp thời; chi phí vận hành và quản lý thấp, hiệu quả", ông Lưu Đức Huy thông tin.

Theo số liệu khảo sát của Tổng cục Thuế, chi phí cao nhất mà doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in là khoảng 2.500 đồng/tờ hóa đơn, tương đương 125.000 đồng/quyển 50 số hóa đơn. Thống kê của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) cho thấy, số lượng hóa đơn trung bình sử dụng mỗi tháng là 23,6 triệu quyển, tương đương khoảng 283 triệu hóa đơn/năm. Chi phí hóa đơn tự in (chưa tính phần quản lý, lưu kho) khoảng 420 đồng/hóa đơn; chi phí HĐĐT (đã tính chi phí quản lý, lưu trữ) chỉ khoảng 292 đồng/hóa đơn. Với việc sử dụng HĐĐT, EVN tiết kiệm được gần 130 đồng/hóa đơn so với hóa đơn giấy và giúp EVN tiết kiệm được khoảng 36 tỷ đồng/năm.

Nhiều chuyên gia cho rằng, HĐĐT không những giúp doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được như là giá trị cơ hội khi cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp cũng như tăng năng suất, hiệu quả công việc.

Không lo bảo mật

Một trong những vấn đề được doanh nghiệp và hộ kinh doanh quan tâm nhất khi thực hiện HĐĐT đó là việc xuất trình hóa đơn khi hàng hóa đang lưu thông trên đường. Giải đáp cho người nộp thuế, ông Lưu Đức Huy cho biết, Nghị định 119 quy định, khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng HĐĐT, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về HĐĐT phục vụ yêu cầu quản lý và không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.

Theo Vụ trưởng Vụ Chính sách, các cơ quan liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập, tra cứu dữ liệu HĐĐT. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn thì nếu người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy chuyển từ HĐĐT sẽ thực hiện xuất trình cho cơ quan nhà nước đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Từ đó, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ HĐĐT để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu HĐĐT (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra theo quy định.

Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ HĐĐT, thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận HĐĐT của doanh nghiệp.

Theo Tổng cục Thuế, trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành HĐĐT không có mã của cơ quan Thuế, hoặc đã đăng ký áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan Thuế trước ngày 1/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng HĐĐT đang sử dụng kể từ ngày 1/11/2018.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan Thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018, thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và vẫn phải thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.

Thùy Linh